Kontrollzwang bei IT-Budgets
Controlling zwischen Anspruch und Realität

Hannover, 10. September 2003 - Was in klassischen Unternehmensbereichen seit Jahrzehnten Pflicht ist, hält spätestens seit Ende der New Economy Einzug in die IT: die Kosten-Nutzen-Kontrolle. Doch Controlling-Methoden wie Return on Investment (RoI) oder Total Cost of Ownership (TCO) sind dafür nur bedingt geeignet, schreibt das IT-Profimagazin iX in seiner aktuellen Ausgabe 10/2003.

In einer Zeit, in der Unternehmen Kosten sparen müssen, gehören großzügige IT-Budgets der Vergangenheit an. Vorstand und Controller nehmen IT-Abteilungen und ihre Kosten kritisch unter die Lupe. Jede Investition in Anwendungen und Infrastruktur kommt auf den Prüfstand, der Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg muss genau belegt werden.

Die reine Kostenbetrachtung sagt jedoch nur wenig über die Qualität und noch weniger über den Nutzen der IT für den Betrieb aus. Da viele Firmen die Informationstechnik noch immer als geschlossene, nicht-transparente Box betrachten, rechnen sie Kosten für Betrieb und Projekte nicht verursachergerecht ab, sondern weisen sie per Umlageverfahren oder über TCO-Pauschalen den einzelnen Abteilungen zu.

Dabei gilt das TCO-Modell als eines der populärsten Mittel, die Kosten in den Griff zu bekommen. Alle IT-Kosten werden in zwei Kategorien eingeteilt: die direkten und die indirekten Kosten. Während erstere die 'harten' Kosten umfassen, wie zum Beispiel Hard- und Softwarekosten, Management, Support, Entwicklungs- und Kommunikationskosten, enthält die zweite Gruppe so genannte weiche Faktoren, wie die Endbenutzer-Operationen, Kosten für Systemausfälle, Selbstkonfiguration, Kollegenhilfe etc. Die größte Schwierigkeit liegt darin, diese weichen Faktoren objektiv und quantitativ zu bewerten.

Wesentlich vorteilhafter wäre es, wenn sich mit geeigneten Prozessen und Tools der Beitrag der IT in jedem Unternehmensprozess beziffern ließe. Eine solche Prozesskostenrechnung gilt leider noch als Vision, so das IT-Profimagazin iX. "Manche Anschaffungen, etwa im Bürobereich oder in der Finanzbuchhaltung, entziehen sich gänzlich der RoI- beziehungsweise Nutzen-Betrachtung, da sie schlicht erforderlich sind", meint iX-Redakteur Jürgen Diercks und verweist auf fünf renommierte Investmenthäuser an der Wallstreet, die im vergangenen Jahr zu jeweils 1,65 Millionen Dollar Strafe verdonnert wurden, weil sie kein adäquates Archivsystem für E-Mails implementiert hatten. "Bei allem Kostenbewußtsein, darf man nämlich nicht am falschen Ende sparen", ergänzt er. (jd)