Online-Teamwork erfordert viel Übung
Cloud-Groupware

Hannover, 30. Mai 2012 - Für kleinere Unternehmen ist die Software für virtuelle Projektteams oftmals zu teuer. Groupware-Hoster bieten hier Alternativen und erledigen die Administration gleich mit. Doch manche Angebote lohnen sich erst bei langen Projektlaufzeiten und festen Teams, schreibt das IT-Profimagazin iX in seiner aktuellen Ausgabe 6/2012.

Hosted Groupware statt eigenem Server: Welches der vielen unterschiedlichen Angebote für wen infrage kommt, hängt von der Größe und Zusammensetzung des Teams, der Aufgabe und nicht zuletzt von den Kosten ab. So sollte beispielsweise bei einer hohen Fluktuation im Team die Einarbeitungszeit kurz sein. Ein Projekt kann von vornherein fest strukturiert sein oder sich im Laufe der Zeit entwickeln und so entsprechende Anforderungen an die Flexibilität der Groupware stellen.

Das Maß der Geheimhaltung hängt vom Auftraggeber ab. Die Planung eines städtischen Kindergartens wird man vielleicht sogar gewollt bei einem offenen Cloud-Angebot wie Google Docs erledigen, um gegebenenfalls Teile der Öffentlichkeit, die Stadtverwaltung oder Kommunalpolitiker einbinden zu können. Zum Planen der neuen Filiale einer Handelskette bietet sich dagegen eher ein geschlossenes Angebot mit festen Teilnehmern an.

Bei langdauernden Projekten wie Brückenbauten oder Fabrikhallenplanungen zahlen sich Planungsfunktionen aus. Hier ist Geheimhaltung selbstverständlich, Unterstützung für Mobilität auch. Für diese Vorhaben bieten sich spezialisierte Groupware-Werkzeuge an, die den Verwaltungs-Overhead komplexer Projekte durch einen hohen Automatisierungsgrad überschaubar halten und in der Lage sind, den täglichen Abstimmungsbedarf rollengerecht aufzubereiten. Lotus-Live von IBM ist beispielsweise in dieser Hinsicht sehr leistungsfähig, allerdings auch komplizierter in der Handhabung als andere Angebote.

Hostes Exchange, OpenXchange oder Zafara, die auch für gelegentliche Mitarbeiter schnell zu lernen sind, bieten für kleine bis mittlere Projekte Strukturierungspotenzial.

Die Cloud-Angebote von Google und Microsoft hingegen sind flexibel und für kleine, sich ad hoc formierende oder hoher Fluktuation unterworfene Gruppen geeignet.