Realitätsfremde Vorgaben für elektronische Rechnungen
iX über elektronische Rechnungen im Alltag

Hannover, 12. Mai 2005 - Elektronisch übermittelte Rechnungen sollen Aufwand und Geld sparen und mit Hilfe digitaler Signaturen Betrügereien beim Vorsteuerabzug verhindern. In der Praxis herrscht aber sowohl bei Firmen als auch bei Ämtern Verwirrung und Unwissenheit, schreibt das IT-Profimagazin iX in seiner aktuellen Ausgabe 6/05.

Früher faxte der Handwerker, der die Heizung reparierte, seine Rechnung durch und alles war gut. Heute wird eine Rechnung für den Vorsteuerabzug nur noch dann anerkannt, wenn sie von Standard-Fax zu Standard-Fax übertragen wurde und beide Beteiligten die Originalpapiervorlage aufbewahren. Wird die Rechnung vom oder zum Faxserver übertragen, gilt sie als elektronisch übermittelt und bedarf laut Gesetzgeber einer qualifizierten digitalen Signatur. Für kleine Handwerksbetriebe bedeutet das großen Aufwand.

Einen Aufwand, den auch große Unternehmen scheuen: Um erst gar keinen Anspruch auf eine Signatur an der grundsätzlich per E-Mail übermittelten Rechnung aufkommen zu lassen, stellt beispielsweise eBay kurzerhand allen Vorsteuerabzugsberechtigten eine Nettorechnung ohne Mehrwertsteuer aus. Bei 1&1 hat der Rechnungsempfänger die Wahl zwischen einer kostenlosen, aber unsignierten elektronischen Rechnung oder einer Papierrechnung. Letzteres gegen Aufpreis von 1,50 Euro. Da jedoch der Leistungserbringer gemäß BGB § 242 im Allgemeinen und nach § 14 UstG gegenüber Unternehmern im Besonderen verpflichtet ist, eine steuerrechtlich anerkannte, ordnungsgemäße Rechnung zu stellen - was bei einer elektronischen Rechnung ohne Signatur definitiv nicht der Fall ist -, ist die Praxis, für die dem Kunden zustehende Papierausgabe eine Gebühr zu fordern, rechtlich höchst zweifelhaft.

Viele Firmen behelfen sich mit jährlichen Sammelrechnungen auf Papier oder ignorieren das Thema digitale Signatur gänzlich. Auch die meisten Empfänger scheren sich wenig um die Form der Rechnung, drucken sie kurzerhand aus und reichen sie beim Finanzamt ein - ohne Probleme. Denn längst nicht alle Finanzämter wissen um die rechtlichen Vorgaben bei elektronischen Rechnungen, wie eine Stichprobe von iX zeigte.

"Wenn aber der Gesetzgeber Prozesse und Verwaltungsvorgänge mit technischen Mitteln vereinfachen möchte, kann es sicherlich nicht schaden, alle praxisrelevanten Konsequenzen zu berücksichtigen und vor allen Dingen vor Inkrafttreten gesetzlicher Regelungen die ausführenden Verwaltungsorgane zu instruieren. Andernfalls erscheint der Sinn solcher Modernisierungsmaßnahmen fragwürdig", so iX-Redakteurin Ute Roos. (ur)