Elektronische Rechnungen nur mit digitaler Signatur
iX über die Spielregeln bei digitalen Abrechnungen

Hannover, 2. März 2005 - Um Zeit und Geld zu sparen, verschicken immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail als Dateianhang. Doch elektronisch übermittelte Rechnungen sind nur mit einer qualifizierten digitalen Signatur rechtlich und steuerlich gültig, schreibt das IT-Profimagazin iX in seiner aktuellen Ausgabe 4/05.

Für Firmen, die im großen Umfang Rechnungen versenden, ist die Möglichkeit einer elektronisch übermittelten Rechnung eine lohnenswerte Alternative zur bisherigen Papierrechnung. Allerdings müssen elektronisch übermittelte Rechnungen nicht nur alle nach dem Umsatzsteuergesetz (UstG) § 14 Abs. 4 relevanten Angaben enthalten, sondern auch mit einer elektronischen Signatur versehen sein, um rechtlich und steuerlich anerkannt zu werden.

Als eine Art Siegel für digitale Daten soll diese Signatur die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. Die Signatur wird unter Einsatz mathematischer Verfahren mit Hilfe eines kryptographischen Schlüssels erzeugt. Mit dem dazugehörigen öffentlichen Schlüssel kann die Empfängerseite die Signatur jederzeit überprüfen und damit den Signaturschlüsselinhaber identifizieren sowie die Unverfälschtheit der Daten feststellen.

Zur Erstellung der Signatur benötigt der Rechnungssteller ein qualifiziertes Zertifikat, das ein Zertifizierungsdiensteanbieter ausstellt und mit dem sich die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigen lässt. Einen Überblick über die zuständigen Anbieter findet sich auf den Internetseiten der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post unter www.regtp.de. Auskünfte und Hilfestellung hinsichtlich der elektronischen Signatur geben auch die örtlichen Industrie- und Handelskammern.

Für Rechnungsempfänger können sich elektronisch übermittelte Rechnungen durchaus lohnen. So gewähren einige Unternehmen ihren Kunden Preisnachlässe oder belohnen sie mit Gutscheinen. Dennoch sollten Empfänger elektronische Rechnungen nicht leichtfertig akzeptieren, sondern darauf achten, dass diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Finanzämter die elektronischen Rechnungen im Rahmen des Vorsteuerabzugs nicht berücksichtigen. "Eine genaue Überprüfung der Rechnung schützt außerdem vor den zunehmenden Betrugsdelikten in der digitalen Welt", rät iX-Redakteurin Ute Roos. (ur)