Mac & i: Zeitmanagement leicht gemacht
Methoden und Apps für mehr Produktivität

Hannover, 13. Februar 2024 – Schon wieder Aufgaben vergessen und einen Termin nicht eingehalten? To-do- und Fokus-Apps helfen, privat oder im Job den Überblick zu behalten und sein Zeitmanagement zu optimieren. Das Computermagazin Mac & i stellt in seiner aktuellen Ausgabe 1/24 einfache Methoden vor und empfiehlt Apps, mit denen man Aufgaben plant und abarbeitet.

Simple Konzepte für besseres Zeitmanagement folgen dem PDCA-Zyklus, der für Planen, Handeln, Überprüfen und (Re-)Agieren steht (plan, do, check, act). Diese Ansätze können dabei helfen, den Alltag zu organisieren. Voraussetzung für alle Methoden ist Disziplin: Die beste Planung nützt nichts, wenn man die eingeplante Zeit verschwendet, etwa auf sozialen Netzwerken.

Im Bereich Planung dient ein Kanban-Board dazu, Aufgaben übersichtlich zu visualisieren und zu verwalten. Die Einteilung der Aufgaben in verschiedene Spalten wie „zu tun“, „in Arbeit“ und „erledigt“ schafft einen Überblick über den Status der Aufgaben. „Diese Methode eignet sich für Projektmanager, Selbstständige, Studenten und den privaten Alltag. Zahlreiche Apps helfen bei der Planung und Priorisierung von Aufgaben, darunter FirstSeed Tasks oder NotePlan“, erläutert Inge Schwabe, Redakteurin bei Mac & i.

Auf die Planung folgt das Handeln: Wer mithilfe der Pomodoro-Technik die Arbeitszeit in 25-minütige Abschnitte (Pomodoros) einteilt, kann die Konzentration steigern und Ablenkungen minimieren. Die App Tomito unterstützt dabei, regelmäßig kurze Pausen einzulegen und motiviert zu bleiben.

Zum Überprüfen vergangener Projekte und Abläufe gehören Reflexion, Analyse und Lösungsfindung. So lassen sich etwa mit der App WorkingHours Zeitfresser aufspüren. Das (Re-)Agieren ist der letzte Schritt, um den eigenen PDCA-Zyklus zu durchlaufen, zu überprüfen und weiter zu verbessern.

Effizientes Zeitmanagement lässt sich auch mit Apples Bordmitteln realisieren: „Die Notizen-App ermöglicht eine Monats- und Wochenplanung, mit dem Kalender können Deadlines gesetzt werden, die Erinnerungen-App bildet Projekte und Aufgaben sowie deren Fortschritt ab“, sagt Inge Schwabe. Apples Systemfunktion „Fokus“ reduziert auf iPhone und Mac zudem Ablenkungen und steuert über verschiedene Einstellungen, wann welche Mitteilungen in welcher Form zugestellt werden.

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